EXTERNE OMBUDSPERSON DER KOMBUD
Unsere Lösung für Ihre Herausforderungen
Sie möchten sich auf Ihre Kernaufgaben konzentrieren und den Hinweisgeberschutz sowie weitere Meldestellen wie LkSG, KWG, VAG oder WpIG ohne eigenen Ressourcenaufwand abdecken? Unser Rundumservice bietet Ihnen ein Team von geschulten Rechtsexperten.
24/7 Erreichbarkeit unserer Experten
Aussprache von Handlungsempfehlungen
Erstannahme von Hinweisen
Einhaltung aller gesetzlichen Pflichten
Über 250 Unternehmen jeder Größe vertrauen kombud schon heute:
UNSERE LEISTUNGEN
Wir kümmern uns für Ihr Unternehmen
Wir bieten umfassende Unterstützung zu einem geringen Festpreis für Unternehmen aller Größen, von lokalen Mittelständlern bis zu international agierenden Konzernen. Zusätzliche Kosten entstehen nur bei der Bearbeitung tatsächlich eingegangener Hinweise, sodass Sie nur für genutzte Services zahlen.
In allen Plänen inbegriffen:
Basisanbindung: Einrichtung der Ombudspersonen, auch im System Ihres Unternehmens
Bearbeitung der Hinweise: Erstannahme, Stichhaltigkeitsprüfung, Erstbewertung und Fristenmanagement
Vertrauliches Reporting, Dokumentation und Empfehlung von Folgemaßnahmen
Mithaftungsübernahme
Unbegrenzete Anzahl an Hinweisen
Kostenvorteile durch Outsourcing
Meldestelle inkl. Meldekanal nach HinSchG, LkSG, KWG, VAG, WpIG oder freiwillige Beschwerdemanagementsysteme
Erleichterungen bei der Beweislastumkehr und Ihrer Exkulpation
WARUM KOMBUD
Kompetenzen unserer Ombudspersonen
Wir kümmern uns um die gesamte Administration der Meldestelle, von der Annahme und Bearbeitung der Hinweise bis zur Empfehlung und Begleitung von Folgemaßnahmen. Die Vergabe der Aufgaben an eine externe Stelle bringt für Sie entscheidende Vorteile.
Vorbeugung von Beweislastumkehrverfahren und Erleichterung der Exkulpation
Mithaftungsübernahme und Diskretion bei der Informationshandhabung
Rund-um-die-Uhr Zugriff auf spezialisiertes Fachwissen
Lückenlose Dokumentation der Tätigkeit bei Abrechnung im 15-Minuten-Takt
WIE WIR ARBEITEN
Jeder Hinweis rechtssicher bearbeitet
Erstbewertung
Im Rahmen der Erstbewertung prüfen wir, ob der dem Hinweis zugrunde liegende Sachverhalt in den sachlichen Anwendungsbereich des entsprechenden Gesetzes fällt, z.B. LkSG oder HinSchG.
Einordnung
Anschließend analysieren wir die Stichhaltigkeit des Hinweises, d.h. wir bewerten die Wahrscheinlichkeit des Verdachts, dass damit einhergehende Risiko und schätzen den potenziellen Schaden ab.
Handlungsempfehlungen
Basierend auf unserer Analyse und Bewertung empfehlen wir konkrete Maßnahmen zur Prävention, Behebung und Nachverfolgung des gemeldeten Sachverhalts.
Kontinuierliche Kommunikation
Bis zur Aufklärung des Sachverhalts und der Ergreifung von Folgemaßnahmen gewährleisten wir eine professionelle, wirkungsvolle und gesetzeskonforme Kommunikation mit der hinweisgebenden Person.
Reporting und Dokumentation
Jährliches Reporting und DSGVO-konforme Dokumentation aller eingegangenen Hinweise, Zeitpunkt des Eingangs, betroffene Personen und durchgeführte Maßnahmen.
UNSER TEAM
Fachexperten auf Abruf
Geschäftsführerin
Nathalie Brychcy
Legal Counsel
Dr. Christian Badura
Advisory Board Member
Johannes Jakob
Advisory Board Member
Frédéric Bierbrauer
SIE WOLLEN SELBER RAN?
Unsere Schulungen im Überblick
Lernen Sie, wie Sie selbst mit Hinweisen rechtskonform umgehen können - sei es im Kontext des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) oder des LkSG, KWG, VAG oder WpIG. Passen Sie den Umfang der Schulung Ihrem individuellen Bedarf an, oder lassen Sie sich ein maßgeschneidertes Schulungskonzept erstellen.
-
Was ist eine Ombudsperson?Der Begriff der Ombudsperson leitet sich aus dem Altnordischen umboð ab und bedeutet "Vollmacht" oder "Auftrag". Eine Ombudsperson ist ein externer, unabhängiger Dritter, der die Funktion einer unparteiischen Schiedsperson inne hat. Er ist somit in der Regel frei von Interessenskonflikten. Die Ombudsperson ist eine externe und unabhängige Stelle, die der Aufklärung und Schlichtung von Konflikten, Vorfällen oder Ereignissen dient. Diese Funktion kann von einer einzelnen Person als auch von einem multidisziplinären Team übernommen werden. Häufig handelt es sich bei Ombudspersonen um ausgebildete Juristen, Datenschutz- oder Compliance Spezialisten.
-
Welche Aufgaben übernimmt eine externe Ombudsperson für mein Unternehmen?Eine Ombudsperson... nimmt vertraulich Hinweise mit dem Verdacht auf Verstöße gegen bestimmte Regelungen oder Gesetze auf, schützt die Vertraulichkeit der Identität der hinweisgebenden Personen, bearbeitet die Hinweise als unabhängige Stelle, prüft die Hinweise im Rahmen einer Erstprüfung auf ihre Stichhaltigkeit, ordnet Wahrscheinlichkeit des Verdachts, Risiko und Schaden ein empfiehlt Folgemaßnahmen zur Prävention, Behebung, Nachverfolgung des gemeldeten Sachverhalts.
-
Mit wem hat die Ombudsperson Kontakt im Unternehmen?Im Rahmen Ihrer Mitwirkung benötigt die kombud mindestens zwei benannte Ansprechpartner in Ihrem Unternehmen. Wir empfehlen die Auswahl dieser Ansprechpartner bestenfalls nach unserem 2- Ebenen- Modell vorzunehmen: Jedes Unternehmen benennt hierfür mindestens zwei Ansprechpartner im Unternehmen, die im Fall einer benötigten Mitwirkung von uns kontaktiert werden können. Nach dem 2- Ebenen- Modell empfehlen wir, dass die Ansprechpartner aus unterschiedlichen Verantwortungsebenen und Abteilungen stammen. Daraus ergibt sich z.B. die Möglichkeit, jeweils eine Führungskraft und einen Mitarbeiter als Ansprechpartner zu benennen.
-
Kann ich eine Beschwerde auch bei der Ombudsperson einreichen, wenn ich nicht direkt von dem Konflikt betroffen bin?Ja, in der Regel können Sie auch eine Beschwerde bei der Ombudsperson einreichen, wenn Sie nicht direkt von dem Konflikt betroffen sind. Dies kann z.B. der Fall sein, wenn Sie Zeuge des Konflikts waren oder wenn Sie glauben, dass der Konflikt negative Auswirkungen auf andere Personen oder die Organisation hat.